Организуйте роли и доступ

Настройка доступа начинается с задач сотрудника. Менеджеру по продажам, партнёрскому агентству, финансисту и покупателю нужны разные представления работы. REX-OPS объединяет эти процессы, сохраняя разграничение по ролям и записям в настройках рабочего пространства.

Сначала определите обязанности

Перечислите команды, работающие в системе, и необходимые им записи. Разделяйте просмотр информации и её изменение. Например, сотруднику, который готовит обновление для покупателя, может требоваться просмотр графика платежей без права изменять финансовые записи.

• Внутренние продажи: назначенные обращения, сделки, действия и соответствующие объекты.
• Операционная команда: данные проектов и объектов, координация между отделами.
• Финансовая и юридическая команды: записи, необходимые для работы с документами и платежами.
• Партнёры: объекты и регистрации клиентов, предоставленные их организации.
• Покупатели: сведения, открытые для их собственной сделки.

Это примеры для планирования. Точные названия ролей и доступные настройки прав зависят от конфигурации вашего рабочего пространства.

Назначайте права осознанно

Используйте именные учётные записи и предоставляйте каждому минимальные права, необходимые для его роли. Ограничьте административный доступ сотрудниками, отвечающими за настройку. Согласуйте, кто утверждает доступ партнёров и изменения финансовых или юридических прав.

Прежде чем расширять доступ из-за отсутствующих данных, проверьте ответственного за запись, её связь с проектом и статус публикации. Дополнительные права могут открыть посторонние сведения, не устранив причину проблемы с записью.

Проверьте представление получателя

Если администратор видит запись, это ещё не означает, что её видит партнёр или покупатель. Во время подключения и после существенных изменений прав проверяйте типичную учётную запись каждой роли.

1. Убедитесь, что нужные записи доступны.
2. Убедитесь, что посторонние проекты и персональные сведения исключены.
3. Проверьте, что действия, требующие дополнительных прав, недоступны этой роли.
4. Зафиксируйте, кто утвердил доступ и для чего он нужен.

Поддерживайте актуальность доступа

Проверяйте учётные записи при переходе сотрудника в другую команду, прекращении партнёрского соглашения или закрытии проекта. Убирайте доступ по согласованной административной процедуре и переназначайте активные задачи, чтобы они не оставались без ответственного. Периодически пересматривайте привилегированные учётные записи вместе с руководителем бизнеса.

Когда обращаться за помощью

Если роль видит информацию, которая ей не положена, прекратите передачу данных через эту учётную запись и обратитесь к администратору. Сообщите роль, идентификатор записи и действие, при котором возникла проблема. Для чувствительных примеров используйте одобренный защищённый канал; не передавайте пароли, ключи доступа и лишние персональные данные.

О внешних процессах читайте в руководствах по работе с партнёрами и доступу покупателей, а также в обзоре безопасности.