Настройте первый рабочий процесс

REX-OPS объединяет данные, необходимые разным командам для совместной работы: проекты и объекты, клиентов и партнёров, сделки, документы и платежи. При правильной первоначальной настройке у каждой записи есть ответственный, а следующий шаг понятен всем участникам.

Прежде чем начать

Для первого запуска выберите один проект или характерную часть своей деятельности. Привлеките отдел продаж, операционную команду и сотрудника, отвечающего за данные. Подготовьте актуальный список объектов, открытые сделки и описание того, как бронирование превращается в завершённую сделку.

• Определите, кто вправе утверждать изменения цен и доступности.
• Составьте отдельные списки внутренних пользователей и внешних партнёров.
• Укажите систему, в которой сейчас хранится основной достоверный источник каждого типа данных.
• Согласуйте модули и процессы, которые войдут в первый запуск рабочего пространства.

Подготовьте исходные данные

У каждой записи объекта должны быть постоянные идентификаторы проекта и объекта. До импорта проверьте дубли клиентов, разные форматы телефонов, отсутствие ответственных и устаревшие статусы доступности. Включите открытые сделки, по которым ещё требуется работа; исторические записи должны отличаться от активной воронки.

Сохраните неизменённую копию исходных файлов. Она поможет сверить итоги импорта, уточнить сопоставление полей или найти пропавшую запись. Специалист по внедрению согласует формат импорта и соответствие полей для вашего рабочего пространства.

Согласуйте правила работы

Определите смысл каждого этапа сделки и подтверждения, необходимые для перехода дальше. Решите, кто может бронировать объект, менять цену, приглашать партнёра или регистрировать платёж. Так платформа будет отражать реальные правила управления вашей компанией.

1. Опишите путь входящего обращения до назначения ответственного.
2. Свяжите сделку с нужным проектом и объектом.
3. Определите проверки документов и платежей перед завершением сделки.
4. Назначьте ответственных за общение с покупателем и послепродажную работу.

Проверьте весь путь

Вместе с ответственной командой проведите характерную запись через согласованный процесс. Убедитесь, что сотрудники видят необходимые сведения, а доступ партнёров и покупателей ограничен предусмотренными задачами. Проверьте результат у принимающей команды, а не только у тех, кто внёс изменение.

Установите ежедневный порядок работы

Договоритесь, когда команды проверяют обращения без ответственного, остановившиеся сделки, изменения доступности и просроченные действия. Назначьте администратора рабочего пространства для вопросов доступа и настройки. Фиксируйте повторяющиеся проблемы, чтобы улучшать процесс без параллельных таблиц.

Продолжите с руководствами по подготовке каталога объектов, ролям и доступу и подходу к внедрению.