Подготовьте документы к подписанию

Работа с документами зависит от точности данных сделки. REX-OPS связывает юридические процессы и подписание со сделкой, чтобы команда видела, какой документ готовится, кто участвует и что ещё необходимо завершить.

Проверьте исходную сделку

До подготовки документа подтвердите идентификационные данные покупателя, сведения о компании или структуре владения, если они применимы, проект и объект, цену и согласованные условия оплаты. Устраните расхождения между записью сделки и утверждёнными коммерческими условиями до передачи документа участникам.

Назначьте ответственного за документ и определите, кто вправе одобрить его использование. Отделяйте подготовку документа от утверждения юридических условий.

Используйте утверждённый шаблон и версию

Выберите подходящий для сделки шаблон в настроенном процессе. Проверьте поля, заполненные из сделки, и условия, требующие отдельного согласования. Подтвердите версию перед отправкой покупателю или партнёру.

• Проверьте стороны, имена и контактные данные.
• Проверьте идентификатор недвижимости и коммерческие суммы.
• Просмотрите приложения и требования конкретного документа.
• Определите всех подписантов, необходимых свидетелей и дополнительные согласования по процедуре.

Следуйте процессу подписания

REX Sign поддерживает подготовку и подписание документов, в том числе в офисе продаж. Используйте способ подписания, доступный и одобренный для вашего рабочего пространства. Объясните участникам, что они подписывают и как ознакомиться с документом до завершения.

Отслеживайте доступные в записи статус подписания и хронологию действий участников. Если подписант не может продолжить, проверьте получателя, версию документа и невыполненные требования до отправки ещё одной копии. Не создавайте параллельные версии без понятной причины.

Проверьте завершение

Убедитесь, что все необходимые участники и этапы работы с документом завершены. Сохраните связь готового документа с нужной сделкой и проверьте, что следующая команда имеет доступ к необходимым сведениям. Обновляйте сделку или юридический процесс по настроенным правилам этапов.

Статус завершённого документа не подтверждает получение связанного платежа. Проверяйте платёжные подтверждения отдельно в процессе учёта платежей.

Вносите исправления осознанно

Если условия изменились после подготовки или подписания, подключите ответственного юриста. Сохраните прежнюю версию и её контекст. Следуйте согласованной процедуре замены или внесения изменений вместо незаметного редактирования завершённой записи.

См. REX Sign, юридическое сопровождение и эскроу и доступ покупателей.