Οργανώστε ρόλους και πρόσβαση

Ο σχεδιασμός της πρόσβασης ξεκινά από την εργασία που πρέπει να κάνει κάθε άτομο. Ένας υπεύθυνος πωλήσεων, ένα συνεργαζόμενο μεσιτικό γραφείο, ένας συνάδελφος του οικονομικού τμήματος και ένας αγοραστής δεν χρειάζονται την ίδια εικόνα. Το REX-OPS συνδέει αυτές τις διαδικασίες, διατηρώντας στη ρύθμιση όρια ανά ρόλο και εγγραφή.

Ορίστε πρώτα τις ευθύνες

Καταγράψτε τις ομάδες που χρησιμοποιούν τον χώρο εργασίας και τις εγγραφές που χρειάζονται. Διαχωρίστε την προβολή από την αλλαγή πληροφοριών. Για παράδειγμα, κάποιος που συντονίζει την ενημέρωση αγοραστή μπορεί να χρειάζεται να διαβάζει ένα πρόγραμμα πληρωμών χωρίς δικαίωμα αλλαγής των οικονομικών εγγραφών.

• Εσωτερικές πωλήσεις: ανατεθειμένα αιτήματα, συναλλαγές, δραστηριότητα και σχετικά ακίνητα.
• Επιχειρησιακή ομάδα: πληροφορίες έργων και μονάδων και συντονισμός μεταξύ ομάδων.
• Οικονομικό και νομικό τμήμα: εγγραφές απαραίτητες για τις ευθύνες τους σε έγγραφα και πληρωμές.
• Συνεργάτες: ακίνητα και καταχωρίσεις πελατών που κοινοποιούνται στην εταιρεία τους.
• Αγοραστές: πληροφορίες που δημοσιεύονται για τη δική τους συναλλαγή.

Πρόκειται για παραδείγματα σχεδιασμού. Οι ακριβείς ονομασίες ρόλων και οι διαθέσιμοι έλεγχοι δικαιωμάτων εξαρτώνται από τη ρύθμιση του χώρου εργασίας σας.

Αναθέστε πρόσβαση συνειδητά

Χρησιμοποιείτε προσωπικούς λογαριασμούς και δίνετε σε κάθε άτομο την ελάχιστη πρόσβαση που απαιτεί ο ρόλος του. Περιορίστε τη διαχειριστική πρόσβαση στους υπευθύνους ρυθμίσεων. Συμφωνήστε ποιος εγκρίνει πρόσβαση συνεργατών και αλλαγές οικονομικών ή νομικών δικαιωμάτων.

Πριν διευρύνετε την ορατότητα για να λύσετε πρόβλημα ελλιπών δεδομένων, ελέγξτε τον υπεύθυνο της εγγραφής, τη σύνδεση με το έργο και την κατάσταση δημοσίευσης. Η ευρύτερη πρόσβαση μπορεί να αποκαλύψει άσχετες πληροφορίες χωρίς να διορθώσει την αιτία.

Ελέγξτε την προβολή του παραλήπτη

Το ότι ένας διαχειριστής βλέπει μια εγγραφή δεν αποδεικνύει τι βλέπει ο συνεργάτης ή ο αγοραστής. Ελέγχετε έναν αντιπροσωπευτικό λογαριασμό κάθε ρόλου κατά την ένταξη και μετά από ουσιαστικές αλλαγές δικαιωμάτων.

1. Επιβεβαιώστε ότι εμφανίζονται οι προβλεπόμενες εγγραφές.
2. Επιβεβαιώστε ότι εξαιρούνται άσχετα έργα και προσωπικές πληροφορίες.
3. Ελέγξτε ότι μια ενέργεια που απαιτεί πρόσθετα δικαιώματα δεν είναι διαθέσιμη σε αυτόν τον ρόλο.
4. Καταγράψτε ποιος ενέκρινε την πρόσβαση και γιατί χρειάζεται.

Διατηρείτε την πρόσβαση επίκαιρη

Επανεξετάζετε λογαριασμούς όταν κάποιος αλλάζει ομάδα, λήγει μια συνεργασία ή κλείνει ένα έργο. Αφαιρέστε την πρόσβαση μέσω της συμφωνημένης διοικητικής διαδικασίας και αναθέστε εκ νέου τις ενεργές εργασίες, ώστε να μη μείνουν χωρίς υπεύθυνο. Ελέγχετε περιοδικά τους προνομιούχους λογαριασμούς μαζί με τον υπεύθυνο της επιχείρησης.

Πότε να ζητήσετε βοήθεια

Αν ένας ρόλος βλέπει πληροφορίες που δεν πρέπει, σταματήστε την κοινοποίηση μέσω του συγκεκριμένου λογαριασμού και επικοινωνήστε με τον διαχειριστή. Δώστε τον ρόλο, τον κωδικό της εγγραφής και την ενέργεια που ανέδειξε το πρόβλημα. Χρησιμοποιήστε εγκεκριμένο ασφαλές κανάλι για ευαίσθητα παραδείγματα και παραλείψτε κωδικούς πρόσβασης, κλειδιά και περιττά προσωπικά στοιχεία.

Δείτε τη συνεργασία με μεσιτικά γραφεία και την πρόσβαση αγοραστών για τις εξωτερικές διαδικασίες ή διαβάστε την επισκόπηση ασφάλειας.