Προετοιμάστε τη γνώση για υποστήριξη από AI

Η Βάση Γνώσεων συνδέει το υλικό του οργανισμού με τις πληροφορίες που μπορεί να ανακτήσει ένας βοηθός. Το REX-OPS υποστηρίζει εσωτερικά άρθρα και διαδικασίες AI που βασίζονται σε έγγραφα. Η ποιότητα της απάντησης εξαρτάται από το υλικό, τη συνάφειά του και τους ελέγχους της συγκεκριμένης διαδικασίας.

Επιλέξτε έγκυρο υλικό

Ξεκινήστε με έγγραφα και οδηγίες που η ομάδα δικαιούται να χρησιμοποιεί: στοιχεία έργων, εγκεκριμένες πολιτικές, διαδικασίες και συχνές ερωτήσεις. Ορίστε υπεύθυνο κάθε πηγής και διαχωρίστε την ισχύουσα καθοδήγηση από υλικό που έχει αντικατασταθεί.

• Προτιμήστε εγκεκριμένη πηγή αντί πολλών αντικρουόμενων αντιγράφων.
• Χρησιμοποιείτε σαφείς ημερομηνίες, αναφορές έργων και τίτλους εγγράφων.
• Αφαιρέστε περιττές προσωπικές ή εμπιστευτικές πληροφορίες πριν την εισαγωγή.
• Επιβεβαιώστε ποια άτομα και ποιες διαδικασίες AI μπορούν να χρησιμοποιούν κάθε πηγή.

Η δημόσια τεκμηρίωση του ιστοτόπου είναι ξεχωριστή από τη Βάση Γνώσεων της εταιρείας σας. Η μεταφόρτωση εσωτερικού υλικού πρέπει να ακολουθεί τη διαδικασία διαχείρισης και χειρισμού δεδομένων του χώρου εργασίας.

Προετοιμάστε αναγνώσιμες πηγές

Ελέγξτε το έγγραφο πριν την εισαγωγή. Σαρωμένοι πίνακες, ασαφείς επικεφαλίδες και αντικρουόμενα ποσά μπορεί να χρειάζονται διευκρίνιση. Η αποδοχή ενός αρχείου κατά τη μεταφόρτωση δεν αποδεικνύει ότι κάθε σελίδα ή αριθμός ανακτάται με ακρίβεια.

Μετά την επεξεργασία, δοκιμάστε αν οι σημαντικές πληροφορίες αποδίδονται σωστά. Χρησιμοποιήστε ερωτήσεις που απαιτούν ακριβές πλαίσιο έργου, πολιτικής ή αριθμών, όχι μόνο γενική περίληψη.

Αξιολογήστε απαντήσεις με πραγματικά σενάρια

Επιλέξτε μικρό σύνολο ερωτήσεων που χρειάζεται συχνά η ομάδα. Συμπεριλάβετε συνηθισμένες ερωτήσεις, ελλιπή αιτήματα και περιπτώσεις όπου το διαθέσιμο υλικό δεν περιέχει απάντηση.

1. Ελέγξτε αν η απάντηση χρησιμοποιεί το σωστό έργο και την επίκαιρη πηγή.
2. Συγκρίνετε πραγματικά στοιχεία και ποσά με την αρχική εγγραφή.
3. Ελέγξτε τυχόν αναφορές πηγών που εμφανίζει η διαδικασία.
4. Επιβεβαιώστε ότι η αβεβαιότητα οδηγεί σε έλεγχο, όχι σε επινοημένη απάντηση.

Ορίστε όρια ελέγχου

Αποφασίστε ποια αποτελέσματα υποστηρίζουν εσωτερική εργασία και ποια απαιτούν ανθρώπινη έγκριση. Δεσμεύσεις τιμών, ερμηνεία συμβάσεων και οικονομικές αποφάσεις χρειάζονται την κρίση του αρμόδιου. Μην θεωρείτε ότι μια ευχέρεια στη διατύπωση ισοδυναμεί με εγκεκριμένη δήλωση προς αγοραστή.

Για μια αυτοματοποιημένη ενέργεια, επιβεβαιώστε τον ρόλο, τις επιτρεπόμενες λειτουργίες και τη διαδικασία ελέγχου της συγκεκριμένης ροής. Η ορατότητα πηγής και η άδεια αλλαγής λειτουργικής εγγραφής είναι διαφορετικές αποφάσεις.

Διατηρήστε τον κύκλο ζωής της γνώσης

Όταν αλλάζει πολιτική, έγγραφο έργου ή αναφορά τιμής, ενημερώστε την έγκυρη πηγή και ελέγξτε πώς η διαδικασία γνώσης χειρίζεται την παλιά έκδοση. Επαναλάβετε τις ερωτήσεις που επηρεάζονται. Διατηρήστε τρόπο αναφοράς ανακριβών ή ελλιπών απαντήσεων από το προσωπικό.

Δείτε τη Βάση Γνώσεων, τις δυνατότητες AI και τους ρόλους και την πρόσβαση. Ρωτήστε την ομάδα ποιες δυνατότητες AI διατίθενται στον ρυθμισμένο χώρο εργασίας σας.