Ρυθμίστε την πρώτη σας ροή εργασίας

Το REX-OPS συνδέει τις εγγραφές που χρειάζονται διαφορετικές ομάδες για να συνεργαστούν: έργα και μονάδες, πελάτες και συνεργάτες, συναλλαγές, έγγραφα και πληρωμές. Μια σωστή αρχική ρύθμιση δίνει σε κάθε εγγραφή έναν υπεύθυνο και κάνει σαφές το επόμενο βήμα.

Πριν ξεκινήσετε

Επιλέξτε ένα έργο ή ένα αντιπροσωπευτικό μέρος της δραστηριότητάς σας για την πρώτη εφαρμογή. Συμπεριλάβετε τις πωλήσεις, την επιχειρησιακή ομάδα και τον υπεύθυνο των δεδομένων. Συγκεντρώστε τον τρέχοντα κατάλογο μονάδων, τις ανοικτές ευκαιρίες και μια περιγραφή της πορείας από την κράτηση έως την ολοκλήρωση της συναλλαγής.

• Ορίστε ποιος εγκρίνει αλλαγές στις τιμές και τη διαθεσιμότητα.
• Καταγράψτε χωριστά εσωτερικούς χρήστες και εξωτερικούς συνεργάτες.
• Προσδιορίστε ποιο σύστημα αποτελεί σήμερα την έγκυρη πηγή για κάθε τύπο δεδομένων.
• Συμφωνήστε ποιες ενότητες και διαδικασίες περιλαμβάνονται στην πρώτη έκδοση του χώρου εργασίας σας.

Προετοιμάστε χρήσιμα αρχικά δεδομένα

Διατηρήστε σταθερό κωδικό έργου και μονάδας σε κάθε εγγραφή ακινήτου. Πριν από την εισαγωγή, ελέγξτε διπλοεγγραφές πελατών, διαφορετικές μορφές τηλεφώνου, εγγραφές χωρίς υπεύθυνο και παρωχημένη διαθεσιμότητα. Συμπεριλάβετε τις ανοικτές συναλλαγές που απαιτούν ακόμη εργασία και διαχωρίστε το ιστορικό από την ενεργή ροή πωλήσεων.

Κρατήστε ανέπαφο αντίγραφο των αρχικών αρχείων. Χρησιμεύει ως αναφορά κατά τη συμφωνία των συνόλων μετά την εισαγωγή, τη διευκρίνιση της αντιστοίχισης πεδίων ή την αναζήτηση μιας εγγραφής που λείπει. Ο αρμόδιος για την υλοποίηση μπορεί να συμφωνήσει μαζί σας τη μορφή εισαγωγής και την αντιστοίχιση για τον χώρο εργασίας.

Συμφωνήστε τους κανόνες λειτουργίας

Ορίστε τη σημασία κάθε σταδίου συναλλαγής και τα στοιχεία που απαιτούνται για την πρόοδο. Αποφασίστε ποιος μπορεί να κρατήσει μια μονάδα, να αλλάξει τιμή, να προσκαλέσει συνεργάτη ή να καταχωρίσει πληρωμή. Έτσι η πλατφόρμα αντανακλά τον τρόπο διοίκησης της επιχείρησής σας.

1. Χαρτογραφήστε τη διαδρομή από το εισερχόμενο ενδιαφέρον έως την ανάθεση υπευθύνου.
2. Συνδέστε τη συναλλαγή με το σωστό έργο και τη σωστή μονάδα.
3. Προσδιορίστε τους ελέγχους εγγράφων και πληρωμών πριν από την ολοκλήρωση.
4. Αναθέστε την επικοινωνία με τον αγοραστή και την εργασία μετά την πώληση.

Δοκιμάστε ολόκληρη τη διαδρομή

Ελέγξτε μια αντιπροσωπευτική εγγραφή σε όλη τη συμφωνημένη διαδικασία με την αρμόδια ομάδα. Βεβαιωθείτε ότι οι υπεύθυνοι βλέπουν τις απαραίτητες πληροφορίες και ότι η πρόσβαση συνεργατών ή αγοραστών περιορίζεται στον σκοπό της. Ελέγξτε το αποτέλεσμα στην ομάδα που παραλαμβάνει την εργασία, όχι μόνο σε εκείνη που έκανε την αλλαγή.

Καθιερώστε καθημερινή πρακτική

Συμφωνήστε πότε οι ομάδες ελέγχουν αιτήματα χωρίς ανάθεση, συναλλαγές που έχουν σταματήσει, αλλαγές διαθεσιμότητας και εκπρόθεσμες ενέργειες. Ορίστε υπεύθυνο χώρου εργασίας για θέματα πρόσβασης και ρύθμισης. Καταγράφετε επαναλαμβανόμενα προβλήματα, ώστε η ομάδα να βελτιώνει τη διαδικασία χωρίς παράλληλα υπολογιστικά φύλλα.

Συνεχίστε με την προετοιμασία ακινήτων, τους ρόλους και την πρόσβαση και την προσέγγιση υλοποίησης.