Προετοιμάστε έγγραφα και υπογραφή

Η εργασία με έγγραφα βασίζεται σε ακριβή δεδομένα συναλλαγής. Το REX-OPS συνδέει νομικές διαδικασίες και υπογραφές με τη συναλλαγή, ώστε η ομάδα να παρακολουθεί ποιο έγγραφο ετοιμάζεται, ποιοι συμμετέχουν και τι απομένει.

Ελέγξτε τη συναλλαγή βάσης

Πριν προετοιμάσετε έγγραφο, επιβεβαιώστε στοιχεία ταυτότητας αγοραστή, εταιρική ή ιδιοκτησιακή δομή όπου εφαρμόζεται, κωδικούς έργου και μονάδας, τιμή και συμφωνημένους όρους πληρωμής. Επιλύστε διαφορές μεταξύ της εγγραφής και των εγκεκριμένων εμπορικών όρων πριν κυκλοφορήσει το έγγραφο.

Αναθέστε υπεύθυνο εγγράφου και προσδιορίστε ποιος εγκρίνει τη χρήση του. Διαχωρίστε την προετοιμασία από την έγκριση των νομικών όρων.

Χρησιμοποιήστε εγκεκριμένο πρότυπο και έκδοση

Επιλέξτε το πρότυπο που ταιριάζει στη συναλλαγή μέσα στη ρυθμισμένη διαδικασία. Ελέγξτε πεδία που συμπληρώθηκαν από τη συναλλαγή και όρους που απαιτούν χειροκίνητη έγκριση. Επιβεβαιώστε την έκδοση πριν τη μοιραστείτε με αγοραστή ή συνεργάτη.

• Ελέγξτε συμβαλλομένους, ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας.
• Ελέγξτε τον κωδικό ακινήτου και τα εμπορικά ποσά.
• Εξετάστε συνημμένα και ειδικές απαιτήσεις του εγγράφου.
• Προσδιορίστε όλους τους υπογράφοντες και τυχόν μάρτυρα ή πρόσθετη έγκριση που απαιτεί η διαδικασία.

Ακολουθήστε τη διαδικασία υπογραφής

Το REX Sign υποστηρίζει προετοιμασία εγγράφων και διαδικασίες υπογραφής, μεταξύ άλλων στο γραφείο πωλήσεων. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο που είναι ενεργοποιημένη και εγκεκριμένη για τον χώρο εργασίας σας. Εξηγήστε στους συμμετέχοντες τι υπογράφουν και πώς θα ελέγξουν το έγγραφο πριν ολοκληρώσουν.

Παρακολουθείτε την κατάσταση υπογραφής και το διαθέσιμο χρονολόγιο συμμετεχόντων στην εγγραφή. Αν κάποιος δεν μπορεί να προχωρήσει, ελέγξτε παραλήπτη, έκδοση και εκκρεμείς απαιτήσεις πριν στείλετε άλλο αντίγραφο. Αποφύγετε παράλληλες εκδόσεις χωρίς σαφή λόγο.

Ελέγξτε την ολοκλήρωση

Επιβεβαιώστε ότι ολοκληρώθηκαν οι ενέργειες των απαιτούμενων συμμετεχόντων και τα βήματα του εγγράφου. Κρατήστε το ολοκληρωμένο έγγραφο συνδεδεμένο με τη σωστή συναλλαγή και βεβαιωθείτε ότι η επόμενη ομάδα έχει όσα χρειάζεται. Ενημερώστε τη συναλλαγή ή τη νομική διαδικασία σύμφωνα με τους ρυθμισμένους κανόνες σταδίων.

Ένα έγγραφο που εμφανίζεται ολοκληρωμένο δεν αποδεικνύει ότι εισπράχθηκε η σχετική πληρωμή. Ελέγξτε χωριστά τα αποδεικτικά μέσω της διαδικασίας παρακολούθησης πληρωμών.

Χειριστείτε τις διορθώσεις συνειδητά

Αν αλλάξουν όροι μετά την προετοιμασία ή την υπογραφή, εμπλέξτε τον αρμόδιο νομικό υπεύθυνο. Διατηρήστε την προηγούμενη έκδοση και το πλαίσιό της. Ακολουθήστε τη συμφωνημένη διαδικασία αντικατάστασης ή τροποποίησης αντί να αλλάξετε σιωπηρά μια ολοκληρωμένη εγγραφή.

Δείτε το REX Sign, τις νομικές διαδικασίες και το escrow και την πρόσβαση αγοραστών.