מעקב אחר אבני דרך לתשלום

מעקב תשלומים מסייע לצוות להבחין בין הצפוי לבין מה שכבר נבדק ונרשם. REX-OPS מחברת תוכניות תשלום ופרטי עסקה לתהליך הנכס, כך שכספים, מכירות ותפעול יוכלו לתאם טיפול באותה עסקה.

מתחילים מתנאים מאושרים

אשרו את החוזה או התנאים המסחריים לפני הזנת לוח תשלומים. בדקו מטבע, סכומים, תאריכים והאירוע שמפעיל כל אבן דרך. הגדירו מי אחראי לתחזוקת הלוח ומי מוסמך לאשר תשלום.

• התאימו את סך התשלומים לסכום העסקה המאושר.
• הבחינו בין תאריך קבוע לבין אבן דרך בבנייה או בחוזה.
• תעדו מזהים שמקשרים את הלוח לעסקה ולנכס.
• הסכימו כיצד מאשרים שינויים בתוכנית התשלום.

הפרדה בין צפי לתקבולים

תשלום צפוי אינו תשלום שהתקבל. גם שיתוף קבלה על ידי רוכש הוא אירוע נפרד מאישור הכספים שהכסף התקבל. שמרו על ההבחנות האלה ברשומות ובתהליך הבדיקה של הצוות.

צרפו חומר תומך או הפנו אליו במקום המאושר. בדקו את המשלם, הסכום, המטבע, המקבל ואסמכתת העסקה לפני אישור הרשומה. אם התשלום מחייב בדיקה משפטית או בדיקת נאמנות, הפנו אותו לאחראי המתאים.

התאמה מול המקור הקובע

השתמשו ברשומה הבנקאית או הכספית המורשית כדי לאשר תנועת כסף. בדקו אסמכתאות חסרות, סכומים חלקיים, כפילויות ופערים לפני השלמת אבן הדרך המתאימה.

בדיקת מועדים קרובים וטיפול שהתעכב

השתמשו בפרטי התשלומים והעסקאות הזמינים בסביבת העבודה כדי לבדוק אבני דרך קרובות וקבלות שטרם נפתרו. הקצו אחראי למעקב ותעדו את התוצאה, כדי שמכירות ותפעול לא יצטרכו להסתמך על שיחה נפרדת להבנת המצב.

אם תאריך או סכום תשלום משתנים, שמרו את הסיבה ואת האישור. בדקו את ההשפעה על העסקה, תהליך המסמכים וכל לוח המוצג לרוכש לפני חשיפת השינוי מחוץ לחברה.

שיתוף זהיר של מידע לרוכש

פרסמו רק את פרטי התשלום המיועדים לרוכש דרך תהליך הפורטל שהוגדר. בדקו את התצוגה המקבלת, במיוחד לאחר שינוי בלוח או תיקון רשומת תשלום. הערות כספיות פנימיות צריכות להישאר בגבולות הגישה המתאימים.

המשיכו אל גישת רוכשים, מסמכים וחתימה וסקירת ספר התנועות הכספיות.