צעדים ראשונים
הגדרת תהליך העבודה הראשון
הכינו את הרשומות, הגדירו אחריות והעבירו תהליך נדל״ן שלם אל REX-OPS.
2 דקות קריאה·נבדק
בעמוד זה
REX-OPS מחברת בין הרשומות שצוותים שונים זקוקים להן כדי לעבוד יחד: פרויקטים ויחידות, לקוחות ושותפים, עסקאות, מסמכים ותשלומים. הגדרה ראשונית טובה קובעת אחראי לכל רשומה ומבהירה מהו הצעד הבא.
לפני שמתחילים
בחרו פרויקט אחד או חלק מייצג מהפעילות לצורך ההטמעה הראשונה. שתפו את צוות המכירות, התפעול והאחראי לנתונים. הכינו את רשימת היחידות העדכנית, ההזדמנויות הפתוחות ותיאור של הדרך משריון נכס ועד להשלמת העסקה.
- הגדירו מי מוסמך לאשר שינויים במחירים ובזמינות.
- הכינו רשימות נפרדות של משתמשים פנימיים ושותפים חיצוניים.
- זהו איזו מערכת מחזיקה כיום ברשומה הקובעת לכל סוג נתונים.
- הסכימו אילו מודולים ותהליכים ייכללו בגרסה הראשונה של סביבת העבודה.
הכנת נתונים שאפשר להתחיל לעבוד איתם
שמרו מזהה קבוע לפרויקט וליחידה בכל רשומת מלאי. לפני הייבוא, בדקו לקוחות כפולים, פורמטים לא אחידים של מספרי טלפון, רשומות ללא אחראי וזמינות שאינה עדכנית. כללו עסקאות פתוחות שעדיין דורשות טיפול, והבחינו בין רשומות היסטוריות לבין צבר המכירות הפעיל.
שמרו עותק מקורי ללא שינויים של הקבצים. הוא ישמש נקודת ייחוס בעת התאמת סיכומי הייבוא, פתרון בעיות במיפוי שדות או בדיקת רשומה חסרה. איש הקשר להטמעה יוכל לתאם את פורמט הייבוא ואת המיפוי המתאימים לסביבת העבודה שלכם.
הסכמה על כללי העבודה
הגדירו את משמעותו של כל שלב בעסקה ואת האסמכתאות הנדרשות להתקדמות. החליטו מי רשאי לשריין יחידה, לשנות מחיר, להזמין שותף או לרשום תשלום. כך הפלטפורמה תשקף את כללי הניהול של העסק.
- מפו את הדרך מפנייה נכנסת ועד לשיוכה לאחראי.
- קַשרו את העסקה לפרויקט וליחידה הנכונים.
- הגדירו אילו מסמכים ובדיקות תשלום נדרשים לפני ההשלמה.
- הקצו אחריות לתקשורת עם הרוכש ולטיפול לאחר המכירה.
בדיקת מסלול עבודה שלם
עברו עם הצוות האחראי על רשומה מייצגת לאורך התהליך המוסכם. ודאו שהאחראים רואים את המידע הדרוש ושגישת השותפים או הרוכשים מוגבלת למטרה שלשמה ניתנה. בדקו את התוצאה גם אצל הצוות המקבל, ולא רק אצל הצוות שביצע את השינוי.
יצירת שגרת עבודה יומית
הסכימו מתי הצוותים בודקים פניות ללא אחראי, עסקאות שנתקעו, שינויי זמינות ופעולות שמועדן עבר. מנו אחראי לסביבת העבודה לשאלות בנושא גישה והגדרות. תעדו בעיות חוזרות כדי לשפר את התהליך בלי ליצור גיליונות עבודה מקבילים.
המשיכו אל הכנת מלאי הנכסים, תפקידים והרשאות וגישת ההטמעה.