הפיכת פניות לעסקאות עם אחריות ברורה

פנייה נעשית שימושית כשהצוות יודע מאין הגיעה, מי אחראי לה ומה צריך לקרות בהמשך. REX-OPS מחברת רשומות פנייה ועסקה לפעילות, למשימות ולמלאי, כך שהעברת הטיפול בין אנשים נשארת גלויה.

בדיקת הפנייה הנכנסת

בדקו את פרטי הקשר של הלקוח ואת מקור הפנייה. אשרו איזה פרויקט או נכס עורר עניין והאם כבר קיימת ללקוח רשומה פעילה. שמרו מידע שימושי על המקור ועל הקמפיין במקום להחליף אותו בתווית כללית.

קליטה אוטומטית יכולה לסייע בארגון הרשומות, אך סיווג שאינו ודאי עדיין דורש בדיקה. אם פנייה מופיעה בתהליך ספאם או לבדיקה, בחנו את ההקשר המקורי לפני שחזור או דחייה לפי הנוהל המוסכם בצוות.

הגדרת אחריות ודרישות

הקצו אחראי ברור. תעדו את דרישות הלקוח בצורה שתהיה שימושית גם לעמית הבא: תקציב, סוג נכס, מיקום, לוחות זמנים ואילוצים חשובים. ציינו את ערוץ הקשר המועדף ומגבלות תקשורת, אם ישנן.

• תעדו את הפעולה הבאה ואת מועד היעד הריאלי שלה.
• הבחינו בין העדפה של הלקוח לבין דרישה שאושרה.
• שמרו תקשורת רלוונטית ברשומה כדי שההיסטוריה תישמר גם כשהטיפול עובר לאדם אחר.
• כאשר מעורב שותף, פעלו לפי כללי רישום הלקוח וההגנה על הרישום בסביבת העבודה.

חיבור ההזדמנות למלאי

כשהשיחה נעשית ממוקדת, בדקו את המלאי העדכני וקשרו את ההזדמנות לנכס המתאים דרך תהליך העסקה הזמין. בדקו את סטטוס היחידה ואת התנאים המסחריים לפני התחייבות כלפי הרוכש.

אם הלקוח בוחן כמה נכסים, שמרו את ההקשר של החלופות. השתמשו באוסף נכסים להצגת הבחירה לרוכש, תוך שמירה על הזדמנות ועל פעולה הבאה ברורות בתוך הצוות.

התקדמות על בסיס אסמכתאות

קדמו עסקה כשהתנאים לשלב הבא מתקיימים. בהתאם לתהליך שלכם, האסמכתאות עשויות לכלול תוצאת סיור, שריון מאושר, מסמך שאושר או בדיקת תשלום. הסכימו על התנאים בעת ההגדרה, כדי שלשלבים תהיה אותה משמעות אצל כל חברי הצוות.

סקירת צבר המכירות כצוות

תנו עדיפות לרשומות ללא אחראי, לפעולות שמועדן עבר ולעסקאות שלא התקדמו לאחרונה. כאשר הזדמנות אובדת או נדחית, תעדו את הסיבה ואת הפעולה העתידית, אם נדרשת. כך נוצרת תמונת ניהול שימושית וקל יותר לבדוק התנגדויות חוזרות.

המשיכו אל שיתוף פעולה עם שותפים, מסמכים וחתימה או סקירת ה-CRM.