הכנת ידע לסיוע באמצעות AI

מאגר הידע מחבר בין חומרי הארגון לבין המידע שעוזר AI יכול לאחזר. REX-OPS תומכת במאמרים פנימיים ובתהליכי AI המבוססים על מסמכים. איכות התשובה תלויה בחומר, ברלוונטיות שלו ובבקרות של התהליך המסוים.

בחירת מקורות מוסמכים

התחילו ממסמכים ומהנחיות שהצוות מורשה להשתמש בהם: מידע על פרויקטים, מדיניות מאושרת, נהלים ושאלות נפוצות. הגדירו אחראי לכל מקור והבחינו בין הנחיות עדכניות לחומר שהוחלף.

• העדיפו מקור מאושר אחד על פני כמה עותקים סותרים.
• שמרו על תאריכים, מזהי פרויקטים וכותרות מסמכים בעלי משמעות.
• הסירו מידע אישי או חסוי שאינו נחוץ לפני קליטת החומר.
• אשרו אילו אנשים ותהליכי AI רשאים להשתמש בכל מקור.

התיעוד הציבורי באתר זה נפרד ממאגר הידע של החברה שלכם. העלאת חומר פנימי צריכה להיעשות לפי תהליכי הניהול והטיפול בנתונים של סביבת העבודה.

הכנת מקורות קריאים

בדקו את מסמך המקור לפני קליטתו. טבלאות סרוקות, כותרות עמומות ונתונים סותרים עשויים לדרוש הבהרה. קבלת מסמך בתהליך ההעלאה אינה מוכיחה שניתן לאחזר במדויק כל עמוד או מספר בו.

לאחר העיבוד, בדקו שהמידע החשוב מיוצג כראוי. השתמשו בשאלות הדורשות הקשר מדויק של פרויקט, מדיניות או נתון מספרי, ולא רק בקשות לסיכום כללי.

הערכת תשובות בתרחישים אמיתיים

בחרו קבוצה קטנה של שאלות שהצוות נדרש לענות עליהן לעיתים קרובות. כללו שאלות רגילות, בקשות חסרות ומקרים שבהם החומר הזמין אינו מכיל תשובה.

1. בדקו שהתגובה משתמשת בפרויקט הנכון ובמקור העדכני.
2. השוו עובדות וסכומים לרשומה המקורית.
3. בדקו הפניות למקורות שהתהליך מציג.
4. ודאו שאי-ודאות מובילה לבדיקה ולא להמצאת תשובה.

הגדרת גבולות הבדיקה

החליטו אילו תוצרים יכולים לסייע בעבודה פנימית ואילו דורשים אישור אנושי. התחייבויות מחיר, פרשנות חוזים והחלטות כספיות מחייבות את שיקול דעתו של האחראי. אל תניחו שתשובה מנוסחת היטב היא הודעה שאושרה למסירה לרוכש.

בפעולה אוטומטית, אשרו את התפקיד, הפעולות המותרות ותהליך הבדיקה של אותו תהליך מסוים. האפשרות לצפות במקור וההרשאה לשנות רשומה תפעולית הן החלטות נפרדות.

תחזוקת מחזור חיי הידע

כאשר מדיניות, מסמך פרויקט או מקור למחיר משתנים, עדכנו את המקור הקובע ובדקו כיצד תהליך הידע מטפל בגרסה הישנה. הריצו מחדש את השאלות שהשינוי משפיע עליהן. השאירו לעובדים דרך לדווח על תשובות שגויות או לא מלאות.

ראו מאגר הידע, שכבת ה-AI ותפקידים והרשאות. שאלו את הצוות אילו יכולות AI זמינות בסביבת העבודה שהוגדרה עבורכם.