הכנת מסמכים וחתימה

הטיפול במסמכים נשען על נתוני עסקה מדויקים. REX-OPS מחברת את התהליכים המשפטיים ואת תהליכי החתימה לעסקה, כדי שהצוות יוכל לעקוב אחר המסמך שבהכנה, המשתתפים ומה שנותר להשלמה.

בדיקת נתוני העסקה

לפני הכנת מסמך, אשרו את פרטי זהות הרוכש, מבנה החברה או הבעלות כשנדרש, מזהי הפרויקט והיחידה, המחיר ותנאי התשלום המוסכמים. פתרו פערים בין רשומת העסקה לתנאים המסחריים המאושרים לפני הפצת המסמך.

מנו אחראי למסמך והגדירו מי רשאי לאשר את השימוש בו. הפרידו בין הכנת המסמך לבין אישור התנאים המשפטיים.

שימוש בתבנית ובגרסה מאושרות

בחרו את התבנית המתאימה לעסקה במסגרת התהליך שהוגדר. בדקו את השדות שמולאו מנתוני העסקה ואת התנאים הדורשים אישור ידני. אשרו את הגרסה לפני שיתופה עם רוכש או שותף.

• בדקו את הצדדים, השמות ופרטי הקשר.
• בדקו את מזהה הנכס ואת הסכומים המסחריים.
• סקרו נספחים ודרישות ייחודיות למסמך.
• זהו את כל החותמים ואת העדים או האישורים הנוספים שהתהליך מחייב.

מעקב אחר תהליך החתימה

REX Sign תומכת בהכנת מסמכים ובתהליכי חתימה, לרבות במשרד המכירות. השתמשו בשיטת החתימה שהופעלה ואושרה בסביבת העבודה שלכם. הסבירו למשתתפים על מה הם חותמים וכיצד לעיין במסמך לפני השלמתו.

עקבו אחר סטטוס החתימה וציר הזמן של המשתתפים הזמינים ברשומה. אם חותם אינו יכול להתקדם, בדקו את הנמען המיועד, גרסת המסמך והדרישות שטרם הושלמו לפני שליחת עותק נוסף. הימנעו מיצירת גרסאות מקבילות ללא סיבה ברורה.

בדיקת ההשלמה

אשרו שכל המשתתפים ושלבי המסמך הנדרשים סיימו את חלקם. שמרו את המסמך שהושלם מקושר לעסקה הנכונה, וודאו שהצוות הבא יכול לגשת למידע הדרוש לו. עדכנו את העסקה או את התהליך המשפטי בהתאם לכללי השלבים שהוגדרו.

מסמך שסומן כהושלם אינו מוכיח שתשלום קשור התקבל. בדקו אסמכתאות לתשלום בנפרד באמצעות תהליך מעקב התשלומים.

טיפול מכוון בתיקונים

אם התנאים משתנים לאחר הכנת מסמך או חתימתו, שתפו את האחראי המשפטי. שמרו את הגרסה הקודמת ואת ההקשר שלה. פעלו לפי תהליך ההחלפה או התיקון המוסכם, במקום לשנות בשקט רשומה שהושלמה.

ראו REX Sign, משפטים ונאמנות וגישת רוכשים.