تجهيز المستندات والتوقيع

يعتمد العمل على المستندات على دقة بيانات الصفقة. تربط REX-OPS المسارات القانونية ومسارات التوقيع بالصفقة، ليتمكن الفريق من متابعة المستند الجاري إعداده، والأطراف المشاركة، وما بقي لإنجازه.

فحص الصفقة الأساسية

قبل تجهيز مستند، أكّد بيانات هوية المشتري، وهيكل الشركة أو الملكية عند الحاجة، ومعرّف المشروع والوحدة، والسعر وشروط الدفع المتفق عليها. عالج أي اختلاف بين سجل الصفقة والشروط التجارية المعتمدة قبل تداول المستند.

عيّن شخصًا مسؤولًا عن المستند، وحدّد من يستطيع اعتماد استخدامه. افصل بين إعداد المستند واعتماد شروطه القانونية.

استخدام قالب ونسخة معتمدين

اختر القالب المناسب للصفقة ضمن مسار العمل المهيأ. راجع الحقول المعبأة من بيانات الصفقة وأي شروط تتطلب موافقة يدوية. أكّد النسخة قبل مشاركتها مع مشتري أو شريك.

• افحص الأطراف والأسماء وبيانات الاتصال.
• افحص معرّف العقار والمبالغ التجارية.
• راجع المرفقات والمتطلبات الخاصة بالمستند.
• حدّد جميع الموقّعين وأي شاهد أو موافقة إضافية يقتضيها الإجراء.

متابعة مسار التوقيع

تدعم REX Sign إعداد المستندات ومسارات التوقيع، بما في ذلك سياق مكتب المبيعات. استخدم طريقة التوقيع المفعّلة والمعتمدة لمساحة عملك. وضّح للمشاركين ما سيوقّعون عليه وكيفية مراجعة المستند قبل إتمامه.

راقب حالة التوقيع والتسلسل الزمني للمشاركين المتاحين في السجل. إذا تعذّر على أحد الموقّعين المتابعة، فتحقق من المستقبِل المقصود، ونسخة المستند، والمتطلبات غير المكتملة قبل إرسال نسخة أخرى. تجنّب إنشاء نسخ متوازية دون سبب واضح.

مراجعة الإكمال

أكّد اكتمال مشاركة الأطراف المطلوبة وخطوات المستند. احتفظ بالمستند المكتمل مرتبطًا بالصفقة الصحيحة، وتحقق من قدرة الفريق التالي على الوصول إلى ما يحتاج إليه. حدّث الصفقة أو المسار القانوني وفق قواعد المراحل المهيأة.

وضع علامة الاكتمال على مستند لا يثبت استلام دفعة مرتبطة به. افحص أدلة الدفع بصورة منفصلة عبر مسار متابعة المدفوعات.

التعامل المدروس مع التصحيحات

إذا تغيرت الشروط بعد تجهيز المستند أو توقيعه، فأشرك المسؤول القانوني. احتفظ بالنسخة السابقة وسياقها. اتبع إجراء الاستبدال أو التعديل المتفق عليه، بدلًا من تغيير سجل مكتمل دون توضيح.

راجع REX Sign، والشؤون القانونية وحسابات الضمان، ووصول المشترين.